Hampir semua perusahaan hari ini punya kebutuhan yang sama: ingin lebih cepat, lebih efisien, dan lebih rapi secara operasional. Dan disaat perusahaan mulai serius membangun sistem digital, biasanya ada dua pilihan yang langsung muncul:

1. Menggunakan SaaS (Software as a Service) — cepat, siap pakai, tinggal langganan.

2. Membangun Custom Software — dibuat khusus sesuai kebutuhan bisnis.

Lalu pertanyaan yang paling realistis muncul: Mana yang lebih menguntungkan? Jawabannya tidak sesederhana “SaaS lebih murah” atau “custom lebih fleksibel”. Karena pada akhirnya, yang menentukan untung-rugi bukan hanya harga awal — tapi total biaya selama software itu dipakai, serta dampaknya terhadap operasional.

SaaS: Murah di Awal, tetapi untuk Jangka Panjang Bisa Jadi Lebih Mahal.

SaaS itu seperti keputusan yang terlihat paling masuk akal, terutama jika perusahaan ingin cepat jalan dengan budget awal yang minimalis. Biasanya SaaS menawarkan:

• Go-live cepat (dalam itungan hari atau minggu)

• Biaya awal rendah

• Tidak perlu tim development internal

• Maintenance dan update ditangani vendor

Dan untuk banyak perusahaan di tahap awal digitalisasi, SaaS memang sangat membantu. Namun, SaaS juga punya satu “sifat” yang sering baru terasa setelah dipakai:

SaaS murah di awal, tapi biayanya terus berjalan dan cenderung naik seiring pertumbuhan bisnis.

✅ Kelebihan SaaS

• Cepat digunakan

• Biaya awal ringan

• Tidak perlu membangun dari nol

• Update dan maintenance ditangani vendor

• Cocok untuk kebutuhan standar

❌ Kekurangan SaaS

• Fitur terbatas sesuai paket

• Kustomisasi biasanya mahal atau tidak tersedia

• Integrasi sering terbatas

• Biaya naik seiring user bertambah

• Bergantung pada vendor (harga, kebijakan, roadmap)

Custom Software: Mahal di Awal, Tapi Bisa Jadi Investasi

Custom software sering dianggap pilihan yang lebih “berat” karena:

• Biaya awal lebih besar

• Waktu development lebih lama

• Perlu partner IT yang kompeten

Namun di sisi lain, custom software punya keunggulan yang sangat besar:

Custom software dibuat untuk mengikuti bisnis Anda, bukan memaksa bisnis Anda mengikuti sistem.

✅ Kelebihan Custom Software

• Mengikuti workflow bisnis Anda secara penuh

• Fleksibel untuk perubahan di masa depan

• Integrasi lebih bebas

• Data lebih terkontrol

• Tidak ada biaya per user yang terus membesar

• Bisa menjadi aset jangka panjang perusahaan

❌ Kekurangan Custom Software

• Biaya awal lebih tinggi

• Butuh waktu implementasi

• Harus dirancang dengan benar agar tidak membengkak

• Perlu maintenance (meski biasanya terukur)

Mari Bahas Lebih Lanjut tentang: Ilustrasi Perhitungan Biaya

Supaya pembahasannya tidak hanya teori, mari pakai simulasi sederhana dengan benchmark yang umum dipakai di industri IT Jakarta. Data simulasi berikut bukan angka mutlak, tapi mewakili kisaran yang sering terjadi untuk perusahaan skala menengah.

Asumsi Skenario

• Perusahaan menengah

• 20 pengguna aktif

• Membutuhkan fitur standar + beberapa integrasi

• Sistem dipakai minimal 5 tahun

Ilustrasi Harga (Benchmark Jakarta)

Perhitungan Jangka Pendek: Tahun Pertama

✅ Kesimpulan Tahun 1: SaaS jelas lebih murah dan lebih cepat. Dan inilah alasan mengapa SaaS terasa seperti pilihan paling “menguntungkan” di awal.

Perhitungan Jangka Panjang: 5 Tahun

✅ Dalam simulasi ini, custom software berpotensi menghemat sekitar: Rp 420.000.000 (±40%) dalam 5 tahun.

Kapan SaaS Lebih Menguntungkan?

SaaS lebih menguntungkan jika:

• Kebutuhan Anda masih standar

• Anda butuh cepat go-live

• User belum banyak

• Integrasi belum kompleks

• Anda ingin “tes” sistem dulu sebelum investasi besar

Kapan Custom Software Lebih Menguntungkan?

Custom software lebih menguntungkan jika:

• Workflow bisnis Anda unik

• User terus bertambah (biaya SaaS naik)

• Integrasi makin banyak

• Anda butuh kontrol penuh

• Anda ingin sistem jadi aset jangka panjang

Biaya yang Sering Tidak Terlihat: UX dan Adopsi User

Ada satu hal yang sering tidak masuk perhitungan, padahal dampaknya besar:

Software yang sulit dipakai = biaya yang mahal.

Karena efeknya muncul dalam bentuk:

• training berulang

• user malas pakai sistem

• error meningkat

• proses kembali manual

• produktivitas turun

Di sinilah custom software sering lebih unggul, karena UI/UX bisa dibuat sesuai kebutuhan user internal.

Kesimpulan: SaaS Menang Cepat, Custom Menang Lama

Jika diringkas:

• SaaS menguntungkan untuk kecepatan dan kebutuhan standar

• Custom software menguntungkan untuk jangka panjang dan proses unik

Dan satu hal yang makin jelas:

Saat bisnis berkembang, sistem generik sering berubah dari solusi menjadi kompromi.

Jika Anda Ingin Sistem yang Mengikuti Bisnis Anda…

Di Graphie, kami membangun custom software yang tidak hanya kuat secara teknologi, tapi juga dibuat dengan UI/UX yang tailor-made — seamless, nyaman, dan terasa natural untuk user Anda. Karena software yang benar-benar menguntungkan bukan hanya yang “ada”… tapi yang benar-benar dipakai setiap hari.

Jika Anda ingin mulai menghitung dan membangun solusi terbaik untuk bisnis Anda, Graphie siap membantu.